- Por Alexis Campos Molina, CEO y Fundador de Grupotech www.grupotech.cl
Las reuniones consumen buena parte de la semana laboral, pero lo que se decide en ellas suele perderse. El problema no es la reunión, es lo que pasa después.
Piense en la última reunión importante en la que participó. ¿Quién tomó notas? ¿Dónde quedaron? ¿Se enviaron a los participantes? ¿Alguien revisó si los compromisos se cumplieron?
Si es como la mayoría de las personas que dirigen equipos, la respuesta honesta es que las notas quedaron en un cuaderno, en un archivo que nadie más vio o, simplemente, en la memoria de cada uno. Y la memoria de cada uno recuerda cosas distintas.
El costo de lo que no se registra
Las reuniones sin registro generan un costo difícil de ver, pero muy real. Compromisos que nadie asumió porque todos pensaron que otro lo haría. Decisiones que se vuelven a discutir en la reunión siguiente porque nadie recuerda qué se acordó. Personas que no asistieron y quedan sin contexto. Clientes que reciben respuestas distintas según con quién hablen.
A esto se suma el tiempo. Tomar buenas notas mientras se participa activamente en una conversación es difícil. Redactar después un resumen claro, con los acuerdos y los responsables, toma tiempo que casi nadie tiene.
Lo que cambió con la inteligencia artificial
La inteligencia artificial resolvió una parte importante de este problema. Hoy es posible grabar o transcribir una reunión y obtener en minutos un resumen con los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas.
Pero la transcripción sola no basta. Un documento de diez páginas con todo lo que se dijo no ayuda a nadie. Lo que sirve es un resumen breve, con acciones concretas, responsables y plazos, que se comparta con los participantes y que después se pueda revisar.
La herramienta que construimos para nosotros
En Grupotech tenemos reuniones con clientes de cuatro marcas distintas, reuniones internas de coordinación y reuniones con aliados. Durante mucho tiempo, lo que se acordaba dependía de quién tomara notas ese día.
Por eso desarrollamos NEO Notes, una herramienta que toma las notas de una reunión, genera el resumen y convierte los acuerdos en tareas asignadas. Nació para uso interno y hoy también la usan otras empresas. Lo que más valoramos no es el resumen automático, sino que los compromisos quedan visibles y se pueden seguir.
Al diseñarla aprendimos que la mejor herramienta de notas es la que exige menos esfuerzo. Si tomar notas agrega trabajo, la gente deja de hacerlo. Si lo quita, se vuelve un hábito.
Una advertencia necesaria
Hay un tema que no se puede omitir: la confidencialidad. Muchas herramientas de transcripción disponibles en internet procesan las conversaciones en servidores de terceros, a veces fuera del país, con condiciones de uso que casi nadie lee. Si en una reunión se habla de información de clientes, datos personales o estrategia comercial, esa información queda expuesta.
Antes de adoptar cualquier herramienta de notas con IA, conviene preguntar dónde se almacenan los datos, quién puede acceder a ellos y si se usan para entrenar modelos. Con la nueva Ley de Protección de Datos Personales en el horizonte, esta pregunta dejará de ser opcional.
Un hábito que vale la pena
Más allá de la herramienta, le propongo un hábito simple. Toda reunión debería terminar con tres minutos para repasar qué se acordó, quién lo hará y para cuándo. Y ese resumen debería llegar a todos los participantes el mismo día.
Con eso, la mitad de los problemas de seguimiento desaparece. La tecnología ayuda a que ese hábito sea sostenible.
