- Por Alexis Campos CEO en Grupotech, www.grupotech.cl
Llevo años trabajando en todo lo que implica el negocio de tecnologías en Chile y una buena parte de mi semana transcurre entre reuniones: comités, clientes, equipos internos, directorios. Y durante mucho tiempo tuve el mismo problema que veo repetirse en todas las empresas con las que trabajamos, sin importar el tamaño: alguien en la reunión está tan concentrado escribiendo minuta que deja de participar. Levanta la cabeza cuando ya se perdió el punto importante. O en el otro extremo, nadie toma notas, y una semana después nadie recuerda quién se había comprometido a qué.
Ese problema fue el punto de partida de NeoNotes.
El problema que veíamos una y otra vez
En Grupotech trabajamos con equipos directivos, áreas de TI y comités de cumplimiento que viven constantemente en reuniones y notamos un patrón común: la toma de apuntes competía directamente con la atención real a la conversación. Las personas tenían que elegir entre escuchar con atención o escribir bien. Pocas veces lograban las dos cosas al mismo tiempo.
El resultado típico era previsible. Las minutas quedaban incompletas, dependían de la letra o la memoria de una sola persona, y las tareas que salían de la reunión se anotaban en un cuaderno, en un chat o con suerte en la cabeza de alguien. Cuando llegaba el momento de revisar compromisos, nadie tenía certeza de qué se había acordado ni cuándo vencían los plazos considerados frente a cada meta.
Para equipos que operan bajo marcos regulatorios, como los que exige hoy la Ley Marco de Ciberseguridad o las normativas de la CMF, esto no es un detalle menor. Una reunión de comité sin trazabilidad clara de acuerdos es un problema de gestión y, en algunos casos, un problema de cumplimiento.
Así nació NeoNotes, dentro del ecosistema NEO de Grupotech: una herramienta pensada para que la persona vuelva a estar presente en la reunión, no detrás de un teclado.
Qué hace NeoNotes
Antes de partir la reunión, eliges el foco: comercial, interna, levantamiento de requerimientos, terapia, comité de cumplimiento, lo que sea. A partir de ahí, NeoNotes escucha, toma la nota por ti y entrega los KPIs que corresponden a ese formato. No es lo mismo medir una reunión comercial que una de requerimientos, y la herramienta lo entiende antes de empezar.
Sobre esa base, arma un listado de tareas accionable con los compromisos que salieron de la conversación, y los deja listos para agendar directo en tu calendario, con seguimiento por correo. La reunión termina y ya tienes nota, KPIs y tareas, sin haber escrito una sola línea.
Para quién está pensado
Está hecho para cualquier persona que viva entre reuniones: un gerente que encadena comités toda la semana, un equipo de proyecto, un directorio que necesita dejar constancia formal de cada acuerdo. Si las reuniones ocupan buena parte de tu semana, ya conoces el costo de no tener un sistema claro para capturarlas.
Por qué esto importa más allá de la comodidad
Hay un argumento de productividad obvio, pero el que más me interesa como alguien que trabaja a diario con gestión y cumplimiento en empresas chilenas es la trazabilidad. Un registro consistente de reuniones, decisiones y tareas es un activo de gestión: sirve para auditorías, para que un nuevo integrante entienda el historial de un proyecto, y para que la responsabilidad de un compromiso no dependa de la memoria de una sola persona.
Lo que empezó como una solución a un problema muy humano, el de elegir entre escuchar o escribir, terminó siendo una pieza de orden para equipos que necesitan que sus reuniones dejen algo más que una sensación de que se habló mucho y se avanzó poco.
Si tu equipo pasa gran parte de la semana en reuniones y sientes que las minutas y los compromisos se diluyen apenas termina la videollamada, vale la pena conocer NeoNotes en neonotes.cl.