- Por Alexis Campos Molina, CEO y Fundador de Grupotech.
Muchas empresas llegan a pedir un sistema cuando en realidad necesitan ordenar un proceso. En Devits Business Solutions aprendimos a distinguir ambas cosas antes de escribir una línea de código.
Una de las conversaciones más frecuentes que tengo con gerentes de operaciones y de finanzas empieza igual: «necesitamos un sistema». Y casi siempre, después de conversar un rato, aparece la verdadera necesidad: un proceso que hoy depende de una planilla que maneja una sola persona, una aprobación que se pierde entre correos o un reporte que toma tres días armar a mano.
La decisión de desarrollar software a medida o comprar una solución de mercado es importante, pero no es la primera. La primera es entender qué problema se quiere resolver y cuánto cuesta hoy no resolverlo.
Cuándo conviene comprar
Si el proceso es estándar, lo más probable es que ya exista una herramienta que lo resuelve bien. Contabilidad, remuneraciones, correo, almacenamiento de archivos: para esto hay soluciones maduras, probadas y con soporte. Desarrollar desde cero algo que el mercado ya resolvió suele ser un error caro.
Cuándo conviene construir
El desarrollo a medida tiene sentido cuando el proceso es parte de lo que diferencia a la empresa, cuando las herramientas disponibles obligan a cambiar la forma de trabajar en algo que funciona bien, o cuando se necesita integrar varios sistemas que no conversan entre sí.
También cuando la empresa crece más rápido que sus herramientas. Es común ver organizaciones que pagan cinco o seis suscripciones distintas, cada una resolviendo una parte del problema, y un equipo que dedica horas a copiar información de un sistema a otro.
Lo que la tecnología cambió en los últimos años
El desarrollo de software cambió mucho. Las plataformas de desarrollo asistido por inteligencia artificial, las bases de datos en la nube y los componentes reutilizables permiten construir en semanas lo que antes tomaba meses. Eso abrió la puerta del software a medida a empresas medianas que antes no podían costearlo.
Pero la velocidad trae un riesgo. Construir rápido no es lo mismo que construir bien. Un sistema desarrollado sin pensar en seguridad, en respaldo de datos o en quién lo va a mantener dentro de dos años termina siendo un problema más.
Cómo lo abordamos en Devits
En Devits Business Solutions, la unidad de desarrollo de Grupotech, cada proyecto parte por el proceso, no por la pantalla. Levantamos cómo se trabaja hoy, dónde se pierde tiempo y qué información necesita la gerencia para decidir. Recién después definimos qué se construye, qué se integra y qué se compra.
Otra decisión que tomamos fue desarrollar con seguridad desde el diseño. Al ser parte de un grupo que incluye una unidad de ciberseguridad, cada sistema pasa por una revisión antes de salir a producción. Parece obvio, pero en el mercado sigue siendo excepcional.
Para ordenar todo esto internamente trabajamos con NEO DEV, el módulo de nuestra metodología que gestiona los proyectos de desarrollo. De él hablaré en otra columna.
Tres preguntas antes de pedir un sistema
A cualquier gerente que esté evaluando desarrollar software le sugiero responder tres preguntas antes de cotizar.
¿Qué decisión no puedo tomar hoy por falta de información? ¿Cuántas horas al mes dedica mi equipo a tareas que un sistema podría hacer? ¿Quién va a ser el dueño del sistema dentro de la empresa cuando esté funcionando?
Si esas respuestas están claras, el proyecto tiene buenas probabilidades de éxito, sea a medida o comprado. Si no lo están, conviene resolverlas primero. Ningún software ordena un proceso que nadie definió.